MITO ou VERDADE – Faturas originais em papel ou faturas digitalizadas enviadas por e-mail?

Mito ou Verdade - Faturas originais ou digitalizadas?
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Vivemos numa era de desmaterialização e muitos dos nossos clientes (empresariais), questionam se podem digitalizar e enviar as faturas por e-mail.
Infelizmente a nossa resposta é não.

Vamos perceber o porquê!

O Código do IRC dispõe no seu artigo 23º – Gastos e Perdas, todos os requisitos que a Contabilidade tem de observar para que determinado gasto possa ser reconhecido, no sentido de poder influenciar a determinação do lucro ou prejuízo da sua empresa.

No nº. 3 do referido artigo, podemos observar que:

“Os gastos dedutíveis nos termos dos números anteriores devem estar comprovados documentalmente, independentemente da natureza ou suporte dos documentos utilizados para esse efeito.”

Ora, esta disposição, torna inequívoca a necessidade de serem entregues pessoalmente ou enviados por correio para o Escritório de Contabilidade, todos os documentos originais, não podendo a Contabilidade aceitar documentos digitalizados, sob pena de:

– esses gastos não serem aceites fiscalmente;
– e o IVA contido nesses documentos não poder ser deduzido porque o suporte documental não cumpre com as disposições do Código do IVA.

Por isso, sugerimos que siga o conselho do seu Contabilista Certificado para distinguir um Mito de uma Verdade 🙂

Para um conhecimento mais profundo, transcrevemos o artº 23º do CIRC:

Artigo 23.º(*)
Gastos e perdas

1 – Para a determinação do lucro tributável, são dedutíveis todos os gastos e perdas incorridos ou suportados pelo sujeito passivo para obter ou garantir os rendimentos sujeitos a IRC.

2 – Consideram-se abrangidos pelo número anterior, nomeadamente, os seguintes gastos e perdas:

a) Os relativos à produção ou aquisição de quaisquer bens ou serviços, tais como matérias utilizadas, mão-de-obra, energia e outros gastos gerais de produção, conservação e reparação;

b) Os relativos à distribuição e venda, abrangendo os de transportes, publicidade e colocação de mercadorias e produtos;

c) De natureza financeira, tais como juros de capitais alheios aplicados na exploração, descontos, ágios, transferências, diferenças de câmbio, gastos com operações de crédito, cobrança de dívidas e emissão de obrigações e outros títulos, prémios de reembolso e os resultantes da aplicação do método do juro efectivo aos instrumentos financeiros valorizados pelo custo amortizado;

d) De natureza administrativa, tais como remunerações, incluindo as atribuídas a título de participação nos lucros, ajudas de custo, material de consumo corrente, transportes e comunicações, rendas, contencioso, seguros, incluindo os de vida, doença ou saúde, e operações do ramo ‘Vida’, contribuições para fundos de poupança-reforma, contribuições para fundos de pensões e para quaisquer regimes complementares da segurança social, bem como gastos com benefícios de cessação de emprego e outros benefícios pós-emprego ou a longo prazo dos empregados;

e) Os relativos a análises, racionalização, investigação, consulta e projetos de desenvolvimento

f) De natureza fiscal e parafiscal;

g) Depreciações e amortizações;

h) Perdas por imparidade;

i) Provisões;

j) Perdas por reduções de justo valor em instrumentos financeiros;

k) Perdas por reduções de justo valor em ativos biológicos consumíveis que não sejam explorações silvícolas plurianuais;

l) Menos-valias realizadas;

m) Indemnizações resultantes de eventos cujo risco não seja segurável.

3 — Os gastos dedutíveis nos termos dos números anteriores devem estar comprovados documentalmente, independentemente da natureza ou suporte dos documentos utilizados para esse efeito.

4 – No caso de gastos incorridos ou suportados pelo sujeito passivo com a aquisição de bens ou serviços, o documento comprovativo a que se refere o número anterior deve conter, pelo menos, os seguintes elementos:

a) Nome ou denominação social do fornecedor dos bens ou prestador dos serviços e do adquirente ou destinatário;

b) Números de identificação fiscal do fornecedor dos bens ou prestador dos serviços e do adquirente ou destinatário, sempre que se tratem de entidades com residência ou estabelecimento estável no território nacional;

c) Quantidade e denominação usual dos bens adquiridos ou dos serviços prestados;

d) Valor da contraprestação, designadamente o preço;

e) Data em que os bens foram adquiridos ou em que os serviços foram realizados.

5 — (Revogado).

6 – Quando o fornecedor dos bens ou prestador dos serviços esteja obrigado à emissão de fatura ou documento legalmente equiparado nos termos do Código do IVA, o documento comprovativo das aquisições de bens ou serviços previsto no n.º 4 deve obrigatoriamente assumir essa forma.

7 – Os gastos respeitantes a ações preferenciais sem voto classificadas como passivo financeiro de acordo com a normalização contabilística em vigor, incluindo os gastos com a emissão destes títulos, são dedutíveis para efeitos da determinação do lucro tributável da entidade emitente. (Aditado pela Lei n.º 82-C/2014, de 31 de dezembro)

(* – Redação da lei n.º 2/2014, de 16 de janeiro, que republicou o CIRC)

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